Cara kerja land arrangement (sistem LA) dalam operasional umroh adalah fondasi utama keberhasilan sebuah travel dalam memberikan pelayanan profesional, rapi, dan terstruktur. Banyak pemilik travel memahami bahwa LA adalah paket layanan di Arab Saudi, namun tidak banyak yang mengetahui bagaimana sistem ini bekerja dari balik layar. Artikel ini menjelaskan secara menyeluruh alur kerja LA dari tahap awal hingga selesai.
Dengan memahami cara kerja sistem LA, travel bisa membuat SOP perjalanan yang lebih baik, meningkatkan reputasi pelayanan, dan memastikan jamaah merasa aman selama menjalankan ibadah umroh.
1. Cara Kerja Land Arrangement Tahap Pra-Keberangkatan
Tahap pertama cara kerja land arrangement (LA) dimulai jauh sebelum jamaah tiba di Arab Saudi. Ini adalah fase yang sangat krusial karena menentukan kesiapan seluruh layanan yang akan digunakan jamaah selama perjalanan.
A. Kontrak dan Pemesanan Hotel
LA melakukan proses negosiasi dan kontrak hotel di Makkah, Madinah, dan Jeddah. Mereka mengamankan kuota kamar, menentukan harga, menyesuaikan masa tinggal jamaah sesuai bookingan, serta menyesuaikan juga ketersediaan yang tertera pada rooming list.
- Penentuan harga kontrak hotel
- Pengaturan tipe kamar (quad, triple, double)
- Penyesuaian masa tinggal jamaah
B. Cara Kerja Land Arrangement dengan Penjadwalan Transportasi
Tim LA menyiapkan armada kendaraan sesuai permintaan travel dan pastinya mencukupi seat jumlah jamaah dan koper. Mulai dari Bus 49 seat, Bus VIP, Hiace, Sedan, hingga GMC untuk jamaah VIP. Semua terjadwal dengan rapih mulai dari penjemputan di Bandara, city tour, perpindahan antar kota hingga kepulangan semua sudah diatur dan terbooking sesuai itinerary yang disepakati.
Ketika waktu terjadwal dengan baik, jamaah tidak hanya merasa nyaman, tetapi juga dapat mengikuti rangkaian ibadah sesuai sunnah tanpa terburu-buru.
Kesiapan armada memastikan bahwa setiap perpindahan, baik antar kota maupun antar lokasi ziarah (city tour), berjalan lancar tanpa hambatan teknis atau kekurangan kapasitas. Dan kepastian ketepatan waktu tiba dilokasi merupakan hal penting yang menjadi sorotan penyedia land arrangement.
Baca Juga: Land Arrangement Adalah
C. Penugasan Mutawwif / Guide
Muthawwif adalah bagian penting dan termasuk kedalam sistem cara kerja land arrangement. Mereka dipilih berdasarkan pengalaman dan wawasan yang luas, kemampuan bahasa Indonesia dan Bahasa Arab, pemahaman ibadah khususnya umroh, serta memiliki ilmu atau bekal yang dalam hasil dari belajar di Indonesia atau Timur Tengah dengan lulusan dan bidang yang dikuasai.
Muthawif bukan sekadar pemandu ibadah, tetapi sosok yang menjembatani jamaah dengan lingkungan, budaya, dan tata cara ibadah yang sesuai syariat ketika berada di Tanah Suci. Mereka membantu jamaah memahami tahapan umroh, mengatur waktu ibadah, memandu ziarah, serta memastikan seluruh rangkaian perjalanan berjalan sesuai agenda yang telah ditetapkan.
Menariknya, perkembangan industri travel umroh saat ini menunjukkan tren baru: muthawif tidak hanya bertugas mendampingi jamaah, tetapi juga berperan sebagai content creator bagi travel. Banyak muthawif membuat video dokumenter perjalanan, testimoni jamaah, liputan fasilitas, hingga momen ibadah yang layak dibagikan untuk keperluan promosi digital.
D. Penyusunan Timeline Operasional
LA menyusun jadwal lengkap mulai dari penjemputan, check-in hotel, program ibadah, city tour, hingga makan jamaah. Semua dibuat seolah “paket berjalan otomatis” melalui cara kerja land arrangement yang sudah memiliki SOP.
2. Proses Kedatangan Jamaah (Arrival Handling)
Setibanya jamaah di Bandara Jeddah atau Madinah, tim handling LA sudah siap menyambut dengan pelayanan profesional. Proses ini mencakup pendampingan imigrasi, pengambilan bagasi, pengecekan dokumen, hingga pengaturan transportasi menuju hotel sesuai jadwal. Dengan alur yang rapi dan terkoordinasi, jamaah merasa aman dan terbantu sejak awal kedatangan, sementara travel terlihat lebih profesional dan terpercaya di mata peserta umroh.
A. Penyambutan Resmi
Cara kerja land arrangement umroh dalam menyambut jamaah dengan hangat di bandara sambil mengenakan seragam resmi travel umroh sebagai identitas profesional. Setelah proses pertemuan dengan rombongan, tim akan mengarahkan jamaah menuju area yang telah ditentukan dan memastikan semua peserta komplit tidak ada yang tertinggal di dalam.
Selanjutnya, jamaah didampingi hingga memasuki bus yang sudah tersedia sesuai jadwal. Dengan pendampingan ini, proses kedatangan berjalan lebih teratur, mudah, dan nyaman bagi seluruh jamaah.
B. Penanganan Bagasi
Pelayanan penanganan bagasi merupakan bagian penting dalam cara kerja land arrangement saat kedatangan jamaah umroh di Bandara Jeddah maupun Madinah. Setelah proses imigrasi selesai, jamaah diarahkan menuju area pintu keluar bandara untuk bertemu perwakilan travel, sementara tim porter bertugas membawa bagasi jamaah langsung ke armada bus yang sudah disiapkan.
Dengan alur yang terstruktur seperti ini, jamaah tidak perlu bingung atau kelelahan mengurus koper sehingga dapat fokus beristirahat dan melanjutkan perjalanan dengan tenang.
Pada tahap ini, peran porter sangat membantu, terutama bagi jamaah lanjut usia, jamaah dengan barang bawaan banyak, atau keluarga dengan anak-anak. Dengan adanya dukungan porter resmi bandara, proses pengambilan dan pemindahan koper menjadi lebih cepat, aman, dan terorganisir.
Selain memastikan barang bawaan jamaah tiba dengan lengkap, tim LA juga melakukan pengecekan ulang untuk menghindari tertukar atau tertinggalnya koper.
Porter kemudian membantu memindahkan bagasi menuju area bus atau kendaraan yang telah disiapkan, sehingga jamaah tidak perlu repot membawa koper secara mandiri. Dengan sistem ini, jamaah dapat beristirahat dan fokus pada perjalanan ibadah, sementara travel menunjukkan profesionalisme melalui pelayanan yang rapi, aman, dan nyaman sejak awal kedatangan di Tanah Suci.
C. Cara Kerja Land Arrangement untuk Pengaturan Bus / Kendaraan
Setelah seluruh jamaah berkumpul dan seluruh koper dipastikan lengkap, perjalanan berikutnya akan dilanjutkan menuju kota tujuan, yaitu Makkah atau Madinah sesuai itinerary.
Jamaah kemudian memasuki kendaraan yang telah disediakan dan melanjutkan perjalanan hingga tiba di hotel. Sesampainya di hotel, jamaah dapat beristirahat untuk memulihkan energi sebelum memasuki rangkaian ibadah umroh berikutnya.
3. Pelaksanaan Program Umroh
Tahap pelaksanaan adalah inti dari cara kerja land arrangement, di mana semua layanan mulai berjalan sesuai timeline yang sudah dipersiapkan harus berjalan dengan smooth.
A. Perpindahan Kota
LA mengatur perjalanan wajib transfer antar kota Madinah–Makkah, Makkah–Jeddah, dan city tour sesuai jadwal. Mobilitas jamaah berjalan efisien dan terstruktur.
B. Koordinasi Check-in Hotel
LA mengurus check-in hotel, pembagian rooming list, hingga memastikan bagasi tiba di depan kamar jamaah masing-masing tanpa ada yang tertukar apalagi hilang. Pastikan travel memberikan sign atau penanda pada masing-masing koper jamaah gunanya agar lebih mudah memberikan signal kepada tim handing di lapangan.
C. Aktivitas Ibadah dan Pendampingan Muthowwif
Muthawwif menuntun jamaah dalam ibadah umroh mulai dari thawaf, sa’i, tahalul, serta menjelaskan rute perjalanan ibadah di dua kota suci. Selain itu Muthawif juga memandu saat city tour atau ziarah di Makkah / Madinah.
D. Manajemen Konsumsi
Saat kedatangan maupun kepulangan, makanan sudah disiapkan dalam bentuk meal box atau Al Baik sesuai paket travel. Jika terdapat snack tambahan selama city tour, semuanya juga telah dikoordinasikan dan dikirimkan ke hotel oleh tim khusus.
Dengan sistem ini, Muthawif tidak perlu repot membeli makanan di perjalanan, dan jamaah dapat menikmati hidangan yang sudah terjadwal dengan rapi dan tertib sesuai kebutuhan.
4. Penanganan Masalah dan Darurat
Tidak ada perjalanan sempurna tanpa tantangan, dan di sinilah kualitas sistem land arrangement umroh benar-benar diuji. Jika terjadi kendala di lapangan, hal terpenting adalah tetap tenang, merespons pertanyaan jamaah dengan baik baik melalui grup maupun pesan pribadi, serta segera melakukan langkah problem solving yang tepat.
Selain itu, koordinasi dengan pihak travel sebagai pemilik jamaah juga wajib dilakukan agar setiap keputusan dan tindakan tetap terarah, profesional, dan sesuai standar layanan yang telah disepakati.
Cara kerja land arrangement kondisi genting dan darurat:
A. Transportasi Rusak
Jika terjadi kendala pada bus, tim LA akan segera menghubungi penyedia layanan transportasi untuk melaporkan kondisi kendaraan dan meminta armada pengganti.
Proses ini dilakukan secepat mungkin agar perjalanan jamaah dapat dilanjutkan dengan bus baru tanpa menunggu terlalu lama. Dengan sistem koordinasi yang cepat dan terstruktur, kenyamanan serta kelancaran perjalanan jamaah tetap terjaga.
B. Jamaah Hilang atau Sakit
Tim handling turut membantu pencarian saat ada laporan jamaah hilang, dimulai dengan pemantauan dan penyebaran informasi melalui grup WhatsApp rombongan serta kanal komunikasi lain (SMS, panggilan, atau lainnya), termasuk mengunggah foto, keterangan terakhir terlihat, dan titik lokasi terakhir yang diketahui.
Selain itu, petugas LA bekerjasama dengan Muthawif akan membagi tugas: sebagian menelusuri area terdekat sesuai laporan, sebagian lagi menghubungi kontak darurat keluarga dan pihak travel, serta mendokumentasikan setiap langkah di grup agar informasi selalu tersentralisasi.
Jika jamaah dinyatakan sakit dan harus dirawat, langkah pertama yang dilakukan adalah membawa jamaah ke fasilitas medis terdekat untuk pemeriksaan lanjutan (jika diperlukan 911 Ambulance tim handling bersedia memanggilkan. Setelah dokter memberikan rekomendasi rawat inap, tim handling akan membantu proses administrasi, pendampingan, dan komunikasi dengan pihak travel serta keluarga jamaah.
Selama masa perawatan, kebutuhan jamaah seperti makanan, informasi obat, dan kebutuhan dasar akan diperhatikan agar jamaah merasa aman dan tenang.
Cara kerja land arrangement yang baik adalah setiap perkembangan kondisi kesehatan jamaah akan dikabarkan secara berkala kepada pihak travel umroh sebagai pemilik jamaah, sehingga komunikasi tetap terbuka dan semua pihak mengetahui situasi terbaru tanpa menyebabkan kepanikan.
Baca Juga: Paket Layanan Umroh Di Arab Saudi
5. Proses Kepulangan Jamaah
Cara kerja land arrangement tahap terakhir dalam rangkaian perjalanan umroh adalah proses kepulangan jamaah.
Pada fase ini, tim handling memastikan seluruh rangkaian berjalan tertib dan lancar, mulai dari persiapan kepulangan di hotel, pengumpulan koper, pengecekan dokumen perjalanan, hingga proses keberangkatan menuju bandara menggunakan bus.
Setiap langkah pastinya dalam koordinasi, agar tidak ada barang atau jamaah yang tertinggal, termasuk bantuan porter yang dibutuhkan untuk memudahkan penanganan bagasi di Bandara.
Setelah seluruh prosedur selesai dan jamaah memasuki area boarding, tim memastikan semuanya telah sesuai jadwal dan jamaah dapat kembali ke tanah air dengan tenang, aman, dan penuh rasa syukur.
A. Cara Kerja Land Arrangement “Pengaturan Check Out Hotel”
Muthowif memastikan koper jamaah sudah keluar kamar pada jam tertentu, kemudian Muthawwif memberikan intruksi kepada bellboy agar koper diturunkan ke lobby dari kamar masing-masing sebelum bus tiba di hotel untuk penjemputan.
Tim handling memastikan agar barang bawaan jamaah tidak ada yang tertinggal dikamar. Setelah bus penjemputan tiba, koper dan jamaah masuk kedalam bus, tidak lupa untuk menghitung seluruh koper dan bagasi serta absen keseluruhan jamaah sebelum berangkat.
B. Penimbangan Koper
Seluruh koper jamaah wajib ditimbang yang dibantu oleh Muthowif H-1 sebelum kepulangan. Gunanya adalah agar setiap barang bawaan jamaah tidak melebihi kapasitas yang telah ditentukan oleh maskapai.
C. Pendampingan Check-in Bandara
Pada tahap kepulangan, jamaah biasanya masih didampingi oleh muthawif hingga tiba di bandara untuk memastikan alur perjalanan tetap nyaman dan terkoordinasi. Sementara itu, tim handling bandara sudah bersiap sebelumnya untuk menyambut kedatangan rombongan, termasuk menyiapkan konsumsi seperti meal box atau Al Baik, sesuai permintaan pihak travel.
Selain itu, tim handling bandara juga menyiapkan air Zamzam yang akan dibagikan kepada jamaah lengkap dengan stiker identitas travel agar lebih tertata. Proses check-in dilakukan secara sistematis, mulai dari pengaturan seat group hingga penyerahan bagasi sesuai jumlah tag yang nantinya akan dicocokkan dan dipegang oleh tour leader.
Demikian cara kerja land arrangement yang dapat Lima Pilar sajikan kepada travel umroh, semoga dapat membantu Antum dalam mengelola keberangkatan umroh menjadi yang terdepan atau naik kelas dalam sisi pelayanan.
Inti Dari Cara Kerja Land Arrangement Umroh:
Pada akhirnya, yang membedakan travel biasa dengan travel profesional bukan hanya harga atau brandingnya saja, melainkan cara kerja land arrangement umro atau sistem LA yang memiliki SOP dan berjalan rapi dari awal hingga akhir perjalanan.
Inilah mesin utama yang menentukan apakah perjalanan umroh menjadi pengalaman penuh keberkahan atau penuh kekacauan.
Dengan memahami alur kerja ini secara utuh, mulai dari persiapan sebelum keberangkatan, penyambutan di bandara, pelaksanaan ibadah, manajemen kendala di lapangan, hingga proses kepulangan jamaah, maka pemilik travel dapat meningkatkan standar pelayanan ke level yang lebih tinggi. Karena di balik setiap jamaah yang tersenyum puas, ada sistem LA yang bekerja senyap, disiplin, dan terukur.
Cara kerja land arrangement ini, jika dikelola dengan baik dan benar, bukan hanya jamaah yang merasa nyaman, tetapi reputasi travel akan dikenal meluas tanpa perlu banyak bicara. Bahkan dampak positifnya kebanyakan jamaah bersedia untuk memasarkan atau menjadi agent perwakilan dari travel.