Panduan Lengkap Land Arrangement Umroh – sebagaimana diketahui LA Umroh adalah rangkaian layanan darat yang diberikan kepada travel umroh mulai saat kedatangan di Arab Saudi sampai kembali ke tanah air. Pada intinya, panduan lengkap land arrangement umroh step by step yang bertujuan membantu pemilik travel umroh dalam mengkoordinator rombongan jama’ah, dan memahami tanggung jawab penyedia land arrangement agar seluruh kegiatan berjalan fokus tanpa kendala mulai dari tiba hingga kepulangan.
Dalam praktiknya, layanan land arrangement meliputi: handling bandara, transportasi, akomodasi, katering, muthawif & muthawifah, hingga penyusunan jadwal ibadah dan ziarah. Pengaturan dan koordinasi, serta komunikasi yang baik antara pihak travel dan penyedia jasa land arrangement menjadi kunci utama suksesnya pelaksanaan program.
1. Panduan Lengkap Land Arrangeement Umroh – Tahap Pra Keberangkatan
A. Kontrak dengan Penyedia Land Arrangement
Sebelum menetapkan pilihan land arrangement yang tetap dihati, pastikan ada kontrak tertulis yang memuat ruang lingkup layanan, durasi, hotel pilihan, jenis transportasi, muthawif, serta harga per paxnya, dan paling penting termasuk dan tidak termasuknya. Kontrak harus memuat klausul force majeure, tata cara refund, dan mekanisme penyelesaian perselisihan.
Panduan lengkap land arrangement umroh membahas juga tentang hal-hal teknis yang perlu diperiksa di kontrak (MoU):
- Rincian akomodasi (lokasi hotel, jenis kamar, jarak ke Masjidil Haram/Masjid Nabawi).
- Rute dan jadwal transportasi (bandara–hotel, hotel–bandara, ziarah luar & dalam).
- Standar makan buffe / fullboard.
- Peran Muthawif dan Muthowifah serta jam kerja.
- Pastikan travel mengetahui harga yang sudah termasuk dan tidak termasuk dalam paket.
B. Persiapan Dokumen oleh Tim Pemberkasan
Persiapan dokumen sebelum keberangkatan adalah bagian yang tidak boleh diabaikan, sehingga sebelum keberangkatan, sebagai penyedia land arrangement umroh di Arab Saudi wajib juga menanyakan dan menghimpun data dari travel berkas yang dibutuhkan seperti Manifest, Room list, Paket info, dan lainnya.
Pastikan data yang dikirim terformat rapi: nama lengkap sesuai paspor, nomor paspor, tanggal lahir, nomor kontak lokal, dan aktivitas khusus (kursi roda, makanan khusus, dsb).
Beberapa penentu pemberkasan:
- Pemesanan Hotel Makkah & Madinah yang sesuai dan telah disepakati (terima confirmation latter).
- Visa lengkap sesuai pax dan sudah terbit.
- Waktu ziarah Raudhah bagi Laki-laki & Perempuan.
- Itinerary detail.
2. Tahap Kedatangan di Arab Saudi
C. Handling Bandara – Panduan Lengkap Land Arrangeement Umroh
Pada hari kedatangan, tim handling bandara sudah berada dilapangan 1 jam sebelum jama’ah tiba, tim handling bandara berperan besar dalam mengarahkan jama’ah setelah melalui proses imigrasi, pengambilan dan pengumpulan koper barang bawaan, dan pengurusan jika terjadi kendala terhadap jama’ah selama di Bandara Arab Saudi. Tim yang profesional akan memberi sambutan kepada seluruh jama’ah yang baru tiba, serta mengarahkan menuju parkir bus, selanjutnya mengabsen seluruh jama’ah sebelum bus berangkat, bahkan memastikan pengisian formulir yang ditandatangani oleh tour leader dan tim handling tentang kelengkapan tidak ada jama’ah dan koper yang terpisah dari grup alias sudah sesuai.
Tugas Muthowif juga sudah dimulai saat penjemputan di Bandara, yaitu bekerjasama dengan tim handling Bandara, mulai dari memberitahu Supir bus waktu penjemputan, menyiapkan welcome drink Zamzam untuk Jama’ah di bus, hingga persiapan snack box dan keperluan makan Jama’ah.
Tips memilih penyedia handling bandara yang : tanyakan pengalaman saat peak season, jumlah staff yang dikerahkan, dan metode identifikasi jika terjadi barang tertinggal dipesawat atau jama’ah yang kesulitan seperti memiliki kebutuhan khusus seperti kursi roda dan lainnya.
D. Transportasi Menuju Hotel dan Trip Lengkap Keseluruhan
Pentingnya pengaturan Transportasi dalam setiap keberangkatan umroh. Dalam setiap keberangkatan rombongan umroh, transportasi memegang peranan penting untuk menjamin kelancaran perjalanan jama’ah. Biasanya, kebutuhan transportasi ini mencakup 5 kali trip utama yang wajib dipersiapkan oleh penyelenggara atau land operator. Berikut adalah rangkaian perjalanan yang umum dilakukan:
1. Penjemputan di Bandara Menuju Hotel
Setibanya di Arab Saudi, jama’ah akan dijemput di bandara oleh tim handling. Perjalanan pertama ini biasanya menuju hotel di Madinah atau Makkah, tergantung itinerary yang telah disepakati. Layanan penjemputan yang baik akan memastikan jama’ah merasa nyaman setelah menempuh penerbangan panjang.
2. Ziarah Kota Madinah
Selama berada di Madinah, jama’ah akan diajak mengunjungi berbagai tempat bersejarah, seperti Masjid Quba, Masjid Qiblatain, dan Jabal Uhud. Trip ini biasanya dilakukan menggunakan bus atau kendaraan khusus yang disesuaikan dengan jumlah rombongan.
3. Transfer Madinah ke Makkah
Perjalanan dari Madinah ke Makkah menjadi salah satu momen penting, karena biasanya diawali dengan mengambil miqat di Bir Ali untuk berniat umroh. Pengaturan transportasi yang tepat akan memastikan jama’ah tiba tepat waktu untuk melaksanakan rangkaian ibadah di Makkah.
4. Ziarah Makkah
Selama di Makkah, jamaah juga berkesempatan melakukan ziarah ke lokasi-lokasi bersejarah seperti Jabal Nur, Jabal Tsur, dan Padang Arafah. Transportasi yang nyaman dan aman sangat penting agar jamaah dapat menjalani kegiatan ziarah dengan lancar.
5. Kepulangan
Trip terakhir adalah perjalanan dari hotel menuju bandara untuk kembali ke tanah air. Layanan airport transfer yang tepat waktu akan menghindarkan Jama’ah dari risiko tertinggal penerbangan.
Dengan pengaturan transportasi yang profesional, seluruh rangkaian perjalanan dari kedatangan hingga kepulangan akan berjalan lebih efisien dan nyaman. Inilah salah satu aspek penting dari panduan lengkap land arrangement umroh yang tidak boleh diabaikan oleh penyelenggara perjalanan.
Transportasi yang disediakan sebaiknya sesuai jumlah jama’ah dan jarak tempuh. Rute yang efisien mengurangi waktu perjalanan dan kelelahan. Untuk rombongan besar, bus AC dengan fasilitas mikrofon sound dan bagasi yang besar. Untuk paket VIP, kendaraan kelas executive memberikan privasi dan kenyamanan ekstra.
Pilihan transportasi disarankan atas dasar jumlah Jama’ah. Selama perjalanan tanpa mengurangi rasa kenyamanan, berikut perhitungan tepatnya sebagai panduan lengkap land arrangement umroh bagi travel umroh:
- 2 hingga 3 Jama’ah: Sedan
- 4 hingga 5 Jama’ah: Staria
- 6 hingga 9 Jama’ah: Hi-ace
- 10 hingga 13 Jama’ah: Coaster
- 14 hingga 49 Jama’ah: Bus
Note: Jumlah tersebut diatas sudah termasuk 1 orang Muthowif sebagai pendamping.
3. Layanan Selama di Tanah Suci
H. Pengaturan Jadwal Ibadah
Jadwal ibadah yang baik menyeimbangkan waktu istirahat, sholat berjamaah, dan aktivitas ziarah. Muthawif berperan menyusun jadwal harian yang adaptif terhadap kondisi jamaah, terutama lansia dan jamaah dengan kebutuhan khusus.
Contoh alur hari singkat: bangun pagi, persiapan shalat Subuh berjamaah, sarapan, tawaf/subuh sunnah, waktu istirahat, kajian singkat, shalat Dhuhur hingga Isya, dan zikir malam.
Waktu Ziarah luar (city tour) yang tepat biasanya menghindari hari Jum’at jika memungkinkan, alasannya agar jama’ah senantiasa bisa bersiap menghadiri shalat jum’at berjamaah di Masjid lebih awal dan dapat menghabiskan waktu didalam Masjid dengan amalan-amalan yang utama.
I. Handling Hotel dan Catering / Fullboard
Standard hotel biasanya berbeda-beda, dalam confirmation latter atau biasa disingkat CL, pastikan ada poin terkait (menu Indonesia), atau sudah termasuk 3x makan (fullboard), serta jam layanan catering, serta mekanisme penyampaian snack box saat ziarah untuk jama’ah yang akan di drop di hotel oleh tim Snack.
Pengecekan jumlah room dan kasur oleh tim handling, apakah sudah sesuai dengan yang dipesan, pengambilan kunci sebelum jama’ah tiba di hotel, pengecekan kebersihan kamar dan terdapat amplop yang berisi detail informasi nomer handphone & kamar Muthowif, waktu sholat, dan kontak darurat jika dibutuhkan.
Saat jama’ah tiba di hotel, tim handling hotel memberikan seluruh kunci kepada kepala rombongan atau tour leader, dan membantu membagikannya kepada jama’ah, selanjutnya jama’ah bisa memasuki kamar masing-masing, sementara koper jama’ah akan diantar oleh tim handling yang bertugas dibantu dengan bellman hingga berada didepan kamar.
J. City Tour Religi (Ziarah)
City Tour atau ziarah biasanya meliputi kunjungan ke Jabal Tsur, Gua Hira, Masjid Quba, Masjid Qiblatain, dan situs sejarah Islam lainnya. Tour perlu disesuaikan agar tidak mengganggu ibadah utama. Waktu pagi atau sore hari sebelum shalat berjama’ah sering dipilih untuk ziarah ringan.
Dalam panduan lengkap land arrangement umroh ini, kami mencatat city tour tambahan jika dibutuhkan diluar dari program yang biasa adalah: Ziarah Thaif, City tour Al Ula, Percetakan Al qur’an, Ziarah Badar, Museum Al Wahyu, Museum Alamudi, dan lainnya yang tidak termasuk dalam program umroh standar.
K. Pemantapan Manasik Sebagai Panduan Lengkap Land Arrangement Umroh Step by Step
Pemantapan Manasik bagi para jama’ah umroh sangat diperlukan agar seluruh jama’ah semakin siap dan lebih memahami tentang Niat umroh, larangan saat ihram, serta rangkaian umroh lainnya yang dapat mempengaruhi sah dan tidaknya dalam berumroh.
Biasanya kegiatan pemantapan manasik diadakan H-1 sebelum menuju Makkah jika program umroh dimulai dari kota Madinah. Narasumber atau pengisi dalam acara pemantapan manasik adalah Pembimbing ibadah (dari travel) atau Muthawif. Pelaksanaannya bisa di restaurant hotel Madinah setelah waktu Ashar atau di pelataran Masjid Nabawi.
4. Tahap Kepulangan – Panduan Lengkap Land Arrangement Umroh
Saat hari pulang, penyusunan jadwal check-out harus presisi, terdapat 4 tim yang terlibat dalam pengurusan kepulangan jama’ah umroh mulai dari hotel hingga tiba di Bandara Arab Saudi:
L. Muthowif, bertugas:
- Mengecek barang bawaan tidak ada yang tertinggal.
- Menimbang koper Jama’ah agar tidak over weight.
- H-1 konfirmasi pihak supir bus agar tidak telat.
- Memesan snack box dan makan box / Al Baik.
- Memastikan barang tidak ada yang tertinggal di hotel atau di bus saat perjalanan.
- Mengantar Jamaah hingga kepulangan di Bandara.
M. Tim Handling Hotel, bertugas:
- Mengatur koper agar diangkat oleh petugas hotel (bellman) sampai bagasi bus.
- Mengkonfirmasi pihak hotel untuk check-out group.
N. Tim Snack & Nasi Box bertugas:
- Mengantarkan Snack & Nasi box ke hotel sebelum berangkat menuju Bandara.
O. Tim Handling Bandara, bertugas:
- Menyiapkan Porter untuk angkat koper dari bus menuju counter check-in bandara.
- Membelikan dan menyiapkan Zamzam sebanyak jumlah pax.
- Menyiapkan troley-troley untuk keperluan koper-koper dan Zamzam, jika mengharuskan peserta hadir di counter check-in.
- Mengatur dan mengambilkan seat group agar Jamaah tidak terpencar didalam pesawat.
- Membantu proses check-in dan memastikan tujuan bagasi dan Jama’ah sudah sesuai dengan jumlah.
- Mengantar hingga masuk kedepan pintu masuk imigrasi Bandara.
- Menghitung luggage tag dan melaporkan kepada tour leader.
- Menempelkan sticker Zamzam milik travel.
Dengan memahami setiap tahapan panduan lengkap land arrangement umroh secara menyeluruh, mulai dari persiapan dokumen, transportasi, akomodasi, konsumsi, hingga pendampingan jama’ah, Anda bisa memastikan perjalanan jama’ah berlangsung lancar, aman, dan penuh kekhusyukan. Proses ini bukan sekadar urusan teknis, melainkan sebuah amanah besar yang menggabungkan profesionalitas layanan dengan niat ibadah yang tulus. Ketika semua detail diatur dengan rapi, jama’ah dapat fokus pada tujuan utama mereka yaitu beribadah dengan khusyuk selama di Tanah Suci.
Maka, panduan lengkap land arrangement ini diharapkan menjadi bekal berharga bagi pemilik travel umroh yang ingin memahami dan mengelola travel Anda secara profesional dan ingin naik kelas dengan fokus mencari jama’ah di Indonesia. Ingat, kesuksesan perjalanan umroh bukan hanya diukur dari keberangkatan dan kepulangan, tetapi juga dari kenyamanan dan ketenangan hati jama’ah selama berada di Makkah dan Madinah. Mari kita jadikan setiap perjalanan umroh sebagai pengalaman spiritual tak terlupakan, di mana setiap langkah tertata, setiap kebutuhan terpenuhi, dan setiap momen menjadi ladang pahala.
Percayakan handling Umroh travel Anda kepada Lima Pilar, mitra terpercaya yang menghadirkan layanan land arrangement profesional, mulai dari hotel nyaman sesuai pilihan, transportasi tepat waktu, hingga tim monitoring yang mengawasi 24 jam. Dengan tim berpengalaman di Arab Saudi dan jaringan hotel serta supplier resmi, kami memastikan Travel Anda berjalan tanpa khawatir urusan teknis. Wujudkan perjalanan umroh yang lancar, aman, dan berkesan bersama LA Umroh Lima Pilar. Klik gambar di bawah ini untuk memulai!
